公司会议室管理计划书

星座大神裕昌模板 2023-10-31 09:32:18 -

公司会议室管理计划书

一、会议概述

本计划是为了规范公司会议室的使用和管理，提高公司的整体形象和效率，根据公司实际情况制定的。

二、会议预约

2.1 会议预约流程
2.
1.1 提前三个工作日将会议时间、地点、人数等信息发送至会议室管理专用邮箱：rm@example.com，邮件标题注明“会议预约”。
2.
1.2 收到邮件后，会议室管理员根据预约情况，确认会议室可用并回复邮件，邮件中注明预约时间、地点、人数等信息，同时向参会人员发送会议通知。
2.
1.3 参会人员应在预约时间内缴纳会议室预约费用，费用包括场地租赁费、餐饮费等，具体收费标准如下：
场地租赁费：

餐饮费：

2.
1.4 预约成功后，如有特殊情况需要取消会议，请提前三个工作日向会议室管理员发送邮件说明，经审核通过后，会议室管理员取消预约并通知参会人员，参会人员应在预约时间内缴纳相关费用。

三、会议准备

3.1 会议场地准备
3.
1.1 提前检查会议室设备、设施是否正常，确保会议室环境符合要求。
3.
1.2 确保会议室安静、整洁，无杂物，并摆放好会议相关的物品，如音响设备、投影仪等。
3.
1.3 会议室门口需摆放“欢迎参加”提示牌，并设置明显的签到处。
3.
1.4 会议当天，请确保会议室温度适宜、通风良好，并确保会议室内的照明符合要求。
3.2 会议议程准备
3.2.1 提前准备会议议程，包括会议主题、议程、日程安排等，并在会议前向参会人员发送会议通知。
3.2.2 会议议程应明确会议目的、议程安排、时间安排等，确保会议的顺利进行。
3.2.3 会议议程中应包括备选方案，以应对可能出现的问题。
3.2.4 会议议程应经公司领导批准后执行。

四、会议进行

4.1 会议召开
4.
1.1 会议按照预定的时间和地点召开。
4.
1.2 参会人员应在会议开始前到达会议室，并在签到处签到。
4.
1.3 主持人按照议程安排主持开会，并宣布会议开始。
4.
1.4 参会人员认真听讲，并按照议程内容展开讨论。
4.
1.5 会议期间，参会人员应保持安静，不得妨碍其他参会人员的正常听讲。
4.
1.6 会议结束时，主持人宣布会议结束，并组织参会人员有序离开会议室。
4.2 会议记录
4.2.1 会议记录由会议室管理员负责，应在会议结束后及时整理、归档。
4.2.2 会议记录应准确、完整、清晰地记录会议内容，包括会议时间、地点、人数、议程安排、讨论重点等。
4.2.3 会议记录应经公司领导批准后，作为后续管理参考。