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文件发放方案

一、文件发放目的

为了规范公司的文件管理，提高工作效率，确保信息的保密性、完整性和可用性，制定本文件发放方案。

二、适用范围

本方案适用于公司内所有员工，涉及文件发放的所有部门和所有员工。

三、文件分类

文件按照重要性、紧急程度和保存时间进行分类。

四、文件发放流程

1.文件编制：各部门负责收集本部门员工需要文件，统一整理成电子文档或纸质文档，提交给办公室。
2. 文件审查：办公室对文件进行审查，确保文件符合发放标准。
3. 文件发放：符合条件的员工在规定时间内到指定地点领取文件，并签署领取单。
4. 文件归还：员工在完成使用后，将文件交回给办公室，由办公室进行统一整理和归档。

五、文件发放标准

1.重要性：涉及公司战略、业务发展、安全生产等方面的文件为A类文件，重要程度依次递减。
2. 紧急程度：涉及公司日常运营、突发事件等的文件为B类文件，紧急程度依次递减。
3. 保存时间：长期性的文件为C类文件，短期性的文件为D类文件，保存时间依次递减。

六、文件管理责任

1.各部门负责人：负责本部门文件的管理和发放工作，确保员工能够按时领取文件。
2. 办公室：负责公司文件的统一编制、审查和发放工作，确保文件能够准确、及时地发放给员工。
3. 人力资源部：负责对员工领取文件的情况进行统计和分析，对发放方案进行修订和调整。

七、文件发放规定

1.文件发放实行编号管理制度，每个文件的编号由部门编号、文件编号和顺序号组成。
2. 文件发放必须在规定的时间内完成，超过规定时间视为不合格。
3. 领取文件时，员工应签署领取单，并保持文件完好无损。
4. 文件应按照部门进行分类，以便于员工查找。
5. 文件发放过程中，任何人不得私自留存文件。

八、附则

本方案自发布之日起生效，由公司办公室负责解释。

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