文员文案归档方案模板
一、方案概述
随着公司业务的快速发展，文案处理工作量越来越大，为了提高文案管理的效率，确保文案质量，本文档制定一份适用于本公司的文案归档方案。本文档将指导如何收集、整理、分类和归档公司文案，以便于后续的审计和查阅。
二、收集与整理
1.收集归档
所有公司文案，包括广告、新闻稿、海报、通知等，均需在公司内部进行收集。各部门需定期将未使用的或者未归档的文案收集起来，交由统一部门进行归档。
2. 整理分类
收集到的文案需要进行整理和分类，以便于后续的归档和管理。公司可根据不同类型文案进行分类，例如：广告类、通知类、新闻稿类、海报类等。
3. 命名规范
对每一类文案，都需要为它们设定一个唯一的命名规范。例如，将“广告1号”、“广告2号”等作为文案的唯一编号，以便于识别和查找。
三、归档与管理
1.归档要求
所有公司文案必须按照编号进行归档，归档格式为：文档名称-编号。例如：“广告1号”、“广告2号”等。
2. 管理流程
(1) 审核：对于新文档的提交，相关部门需进行审核，确保文档符合公司规范。
(2) 编号：审核通过后，系统自动生成文档编号。
(3) 入库：审核通过并生成编号的文档，直接入库归档。
(4) 修改：文档管理员在系统内修改文档名称、编号等信息。
(5) 查询：相关部门可通过文档编号查询文档详情。
3. 定期检查与更新
定期对文案归档方案进行检查和更新，确保其与公司业务发展保持同步。对于不适用于当前业务的文档，及时进行调整和处理。
四、后续审计与查阅
1.审计
定期对公司文档进行审计，检查是否存在违规或者不规范的文案。对于存在问题的文案，及时进行整改和修正。
2. 查阅
各部门在需要使用公司文案时，可通过文档编号进行查询和调用。对于已归档的文案，按照编号进行查找和归档。
五、附则
本方案自发布之日起生效，旨在规范公司文案管理，提高工作效率。未经授权，任何人不得擅自修改和销毁本方案。
